Autopsie d’un processus de gestion – PARTIE 2

par Ulysse Mc Carthy

Est-il possible d’imaginer un processus d’inspection permettant de porter toute notre attention sur la qualité des observations et la validité des solutions?

Pour y arriver, il faut minimiser le gaspillage de temps et des efforts. Il faut faire en sorte que les efforts des acteurs en SST soient dirigés vers les tâches à forte valeur ajoutée. Les tâches qui contribuent à assurer une efficacité d’action et d’intervention de qualité.

C’est là que prend tout son sens la gestion selon une approche LEAN.

Dans la peau de Sophie

Je vous propose, à l’instar de l’article paru dans l’édition de septembre 2017 de Travail et santé (1) de devenir Sophie, notre superviseure de premier niveau.

Ensemble, nous allons à nouveau autopsier le processus de gestion d’une inspection des lieux de travail et l’application des mesures correctives qui en résultent. Par contre, cette fois-ci, nous appliquerons une approche de gestion dite LEAN rendue possible par un système de gestion assistée.

L’inspection des lieux

À sa grande satisfaction, Sophie n’a pas à se préoccuper de l’échéancier de toutes les activités de prévention, si importantes pour la pérennité de l’organisation. Sa plateforme informatisée de gestion s’en charge à sa place. En effet, elle s’est allégée de ce fardeau en programmant des règles automatisées pour elle-même et pour tous les acteurs œuvrant pour la santé et la sécurité du travail.

Lundi matin, elle a reçu une alerte directement sur le cellulaire lui indiquant que c’est le temps de procéder à une inspection générale de son département.

Sophie, sa tablette informatique à la main, clique de son doigt la notification indiquant la tâche en attente et y trouve son formulaire d’inspection sous forme de questionnaire informatique. Elle peut d’ores et déjà procéder à son inspection sur le terrain en portant toute son attention sur la qualité de ses observations. Elle peut y inscrire des notes, y ajouter des photos et même dessiner des croquis. Si une mesure corrective est nécessaire, elle le note à même son formulaire. Puis elle complètera son inspection et fermera sa tâche informatique. Ceci fait, le coordonnateur SST recevra une notification qu’une mesure corrective est prévue dans le département de Sophie. Déjà à ce stade, il peut jeter un coup d’œil à l’inspection et sonder l’ampleur du problème néces sitant cette correction. S’il entrevoit une problématique, il pourra réassigner l’intervention pour en minimiser les conséquences. Sophie peut ainsi recevoir un support hâtif de son coordonnateur SST, car l’information colligée dans la tâche informatique est déjà redirigée vers les acteurs pertinents. Ce processus est schématisé au diagramme 1 (2).

On constate facilement les gains de la gestion assistée. De fait, Sophie n’a pas à rechercher sa grille de travail dans le réseau informatique ni à se l’imprimer. Aucune tâche ne l’attend à son retour au bureau. Aucun formulaire n’est à numériser, ni même à archiver. Aucun registre d’inspection n’est nécessaire pour permettre un éventuel contrôle de l’assiduité des inspections. En effet, s’il arrivait que Sophie ne puisse compléter son inspection dans les temps, le coordonnateur SST en serait immédiatement in formé et pourrait alors apporter son support à Sophie.

Détermination des mesures correctives

Sophie a relevé plusieurs non-conformités dont certaines compromettent la sécurité de ses travailleurs. Elle doit donc s’assurer de mettre en place des mesures correctives. Cela relève de sa responsabilité. Par chance, Sophie a encore sa tablette informatique à la main et le processus d’inspection comprend déjà une application de gestion des mesures correctives. Immédiatement elle peut, de son doigt, créer une tâche pour chacune des mesures correctives et les lier à celle de l’inspection générale de son département.

Dans le cas où une analyse de risques doit être appliquée, Sophie utilisera l’assistant informatique, une application interactive, qui la guide dans cette responsabilité. Contrairement à Marco (1), qui devait envoyer un courriel au coordonnateur SST afin déléguer la suite du processus, elle pourra procéder elle-même à l’analyse de risques. Cela allègera le fardeau du coordonnateur SST qui pourra retrouver sa vocation de Coach et de Mentor.

Par la suite, Sophie déterminera le correctif le mieux adapté. Si nécessaire, elle consultera le coordonnateur SST. Une fois la mesure corrective déterminée, elle nommera un responsable de l’application de la solution et déterminera une échéance réaliste. Grâce au système assisté, la tâche de la mesure corrective est automatiquement réassignée à son nouveau propriétaire qui a déjà toutes les informations pertinentes jointes informatiquement à son billet de travail. Ce processus est schématisé au diagramme 2 (2).

Est-ce bien sécuritaire tout cela ?

Tout à fait, et voici pourquoi. Lorsque Sophie a terminé son analyse de risques, le coordonnateur SST a déjà reçu une notification indiquant qu’il doit la valider. En deux clics, il peut ouvrir la mesure corrective, con sulter les notes, photos et croquis pris sur le terrain par Sophie et auditer l’analyse de ris ques. Grâce à cela, il peut déterminer si tout est conforme, et y ajouter ses commentaires le cas échéant.

Il peut aisément donner un support de coaching pour les situations les plus compliquées ou les plus à risque.

Suivi des mesures correctives

Ici encore, il n’y a rien de compliqué. Mathieu, notre fidèle mécanicien est désigné responsable de l’application de la solution. Son téléphone lui indique qu’il a un nouveau défi à relever et lui souligne déjà son échéance. Après un bref coup d’œil, il sait que cela n’est pas urgent. Il peut même valider sur-le-champ s’il doit commander du matériel et s’il est en position de bien faire le travail.

Il n’a pas à consulter ses courriels, rechercher le tableau de mesures correctives sur le réseau, ni à ajouter cela dans sa liste de tâches à faire pour ne pas l’oublier. La plateforme a déjà tout géré pour lui. Il peut déjà se concentrer sur ses fonctions de mécanicien sans craindre d’oublier la mesure corrective, car cette tâche reviendra à son agenda en temps voulu.

Deux semaines ont passé et Mathieu a appliqué la mesure corrective. Il a bien annoté sa réalisation, photos à l’appui. En changeant le statut de la tâche pour signifier qu’elle est maintenant fermée, le comité santé-sécurité (CSS) est informé qu’une mesure est prête à être auditée. Ceci pourrait même s’inscrire automatiquement sur l’ordre du jour de la prochaine réunion du CSS.

Il pourra alors déterminer si la solution est efficace et si la non-conformité est résolue. Au besoin, il réassignera la tâche automatiquement à Mathieu et au coordonnateur SST. Ce processus est schématisé au diagramme 3 (2).

Contrôle de l’activité

S’assurer de la bonne application du programme d’inspection est facile lorsqu’on utilise un système de gestion assistée. En effet, l’exécution des tâches d’inspection et de mesures correctives peut être suivie dans un tableau de bord. Il est alors facile de déterminer des indicateurs de performance.

Mieux encore, grâce aux règles et à des alertes automatisées, l’information générée lors de leur exécution est acheminée directement sur le cellulaire du coordonnateur SST. Si l’échéancier n’est pas respecté, l’organisation en est immédiatement informée. Ici nul besoin de consulter de registre d’inspection pour vérifier si tous les acteurs ont procédé comme prévu. Ce processus est schématisé au diagramme 4 (2).

Qualité des observations

Le coordonnateur SST peut aisément auditer la qualité des inspections ou la qualité des observations. Pour ce faire, il n’a qu’à se munir de sa tablette et se diriger sur le terrain. Puisqu’il peut y consulter n’importe quelle tâche, il est à même d’apprécier les bonnes observations et d’en constater les manquements. Nul besoin pour cela de rechercher, dans des cartables ou des fichiers informatiques, chacun des formulaires d’inspection. Pas besoin non plus de parcourir chacun des tableaux de non-conformités.

On peut constater comment le mode de gestion LEAN permet d’assurer le succès du programme d’inspection. En premier lieu, la mini misation du gaspillage de temps et d’efforts, rendu possible grâce à la plateforme de gestion assistée, permet à Sophie de consacrer plus de temps à la qualité d’observation. De plus, cela facilite l’évaluation de la capacité de l’organisation à identifier la solution efficace.

Mais le plus grand gain, c’est que la proximité des données, consultées sur le terrain au quotidien, permet au coordonnateur SST de retrouver son rôle de coach. Cela lui accorde plus de disponibilité pour contribuer à l’amélioration continue de l’application des programmes de prévention. Et finalement, cela lui permet aussi la valorisation des bonnes pratiques et la mobilisation des acteurs en SST.